Escrito por Gabriela Estrada

Nesta era global, as empresas e os profissionais tendem a estabelecer uma ligação massiva com os seus clientes e/ou funcionários, colegas e instituições através de mensagens de correio eletrónico que, muitas vezes, têm de ser escritas em inglês. Esta ferramenta de comunicação torna-se também uma imagem corporativa e, uma vez que atinge um grande número de destinatários, é muito importante cuidar da forma como é apresentada, pelo que a redação e a estrutura visual da mensagem devem estar ao nível de um verdadeiro profissional, do princípio ao fim, para que seja compreendida e agradável de ler. Um e-mail mal escrito ou visualmente confuso causa uma má impressão e, se for escrito numa língua que não é familiar à maioria das pessoas, passará despercebido. 

Por isso, desenvolvemos este artigo do Planeta Immiland que lhe dará informações sobre como escrever um e-mail em inglês para que pareça profissional e interessante. Junte-se a mim na leitura sobre como escrever um e-mail profissional em inglês e os seus benefícios quando procura um emprego, obtém um aumento, atrai clientes ou simplesmente comunica uma mensagem de interesse que não passará despercebida.

O que deve ser tido em conta na redação de uma correspondência profissional em inglês?

Em primeiro lugar, é necessário conhecer a estrutura do texto a escrever. No caso de uma mensagem de correio eletrónico, esta estrutura divide-se em: assunto, saudação, introdução, corpo da mensagem, fecho e assinatura.

• Linha de assunto: Introduz o assunto do e-mail numa frase curta e precisa. O inglês é uma língua direta e simples, pelo que pode começar com a palavra-chave que resume o motivo do seu texto. Por exemplo:

• Pedido de orçamento.

• Assembleia de accionistas.

• Saudações: Para garantir que a saudação é profissional, deve ter-se cuidado com a formalidade das palavras utilizadas. É importante distinguir se conhece ou não o destinatário, porque isso determinará a forma como inicia o contacto. Por exemplo:

• Pode utilizar um Caro Josh Harris (Caro Josh Harris), mais não usar a saudação coloquial Olá (Hi ou hello), este estilo é completamente informal e pode ser entendido como uma abordagem descuidada e abusiva.
• Se não souber o nome do destinatário, é igualmente importante manter a formalidade e o respeito. Neste caso, deve escrever Caro senhor ou senhora (Caro senhor ou senhora).

• Introdução: refere-se à sua introdução pessoal, indicando o nome e a origem. Por exemplo:

• Laura Blumda Magic Company está a escrever-lhe a respeito de... (Laura Blum da Magic Company está a escrever-lhe a respeito de...).

• Corpo da mensagem de correio eletrónico: refere-se à mensagem a ser comunicada. Deve apresentar:

• Inglês cuidadoso, sem contracções que denotem preguiça na escrita ou demasiada pressa. 
• Uma explicação concisa, utilizando uma linguagem clara e direta e uma escrita e ortografia impecáveis. 
• Separação do texto em parágrafos que permitem uma apresentação visual que facilita a leitura.
• Utilização de conectores formais como: portanto (portanto), como resultado (como resultado), entre outros.

• Encerramento: Nesta parte, é apresentada uma conclusão com as indicações ou pedidos que se pretende transmitir. Seguinte:

• Pode escrever: Agradecemos antecipadamente a vossa atenção (obrigado antecipadamente).

• A despedida formal é feita como: Com os melhores cumprimentos (Cumprimentos).

• Assinatura: pode começar por:

• Com os melhores cumprimentos (Atenciosamente) e inclua imediatamente o seu nome completo, informações de contacto, título profissional e ligações importantes. Lembre-se que a mensagem se destina a gerar uma resposta, pelo que os seus dados de contacto são muito importantes.

Porque é que é importante cuidar do inglês escrito numa mensagem de correio eletrónico profissional?

No Canadá, a proficiência na língua oficial é muito importante; os empregadores deste país apreciam as competências formais e estruturadas de escrita em inglês dos seus empregados ou potenciais candidatos a um cargo na empresa, pelo que são frequentemente considerados para contratação, funções de nível superior e até para expansão para ambientes novos e interessantes. 

Escrever uma mensagem de correio eletrónico em inglês requer o uso de uma boa ortografia e escrita, apresentação visual do texto, capacidade de síntese para uma mensagem clara e simples. Tudo isto é importante porque facilita a leitura e gera:

• Uma impressão positiva do remetente.
• Maior recetividade da mensagem.
• Oportunidades de crescimento na empresa. 
• Distinção intelectual na abordagem da comunicação. 
• Confiança para estabelecer boas relações comerciais. 
• Entre outros.

Até agora, partilhámos estas orientações simples, mas fundamentais, sobre como escrever um e-mail profissional em inglês; é claro que existem expressões mais formais em inglês e estas devem ser aprendidas para enriquecer ainda mais o seu vocabulário. Na nossa escola de línguas, Planeta Immiland, temos professores de inglês bilingues e nativos que compreendem as directrizes exigidas pelos empregadores no Canadá e podem ajudá-lo a adquirir inglês formal na empresa. 

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Com amor,

Planeta Immiland